[직업기초능력평가_의사소통능력]공기업 NCS 모듈형 워크북 요약정리 #2

 모듈형 NCS 전체 10개 능력 중 첫번째인 의사소통능력입니다. 의사소통능력은 5개의 하위영역으로 나누어지며 3개의 포스팅으로 나누어 올릴예정입니다. 이번 포스팅에서는 의사표현능력과 기초외국어능력에 대해 배우겠습니다. 대중교통을 이용하거나 짬나는 시간에 휴대폰으로 보는 것을 추천드립니다.

 NCS 공부를 시작할때, 가장 처음해야 하는 것은 지원하려는 회사의 문제유형을 파악하는 것입니다. 주관사에 따라서 모듈형, PSAT형, 피듈형 3가지로 구분됩니다. 꼭 공부의 방향성을 똑바로 잡으시기 바랍니다.

 NCS 모듈형 시험에서는 상식선에서 해결할 수 있는 문제가 출제되기도 하지만, 기본적으로 NCS 직업기초능력 모듈 학습 워크북 이론을 숙지하고 있어야 답을 찾을 수 있습니다. 따라서 NCS 직업기초능력별 모듈 학습 워크북 이론을 암기하고, 관련문제를 반복적으로 풀어야 합니다.

 ▲국가직무능력표준(NCS)은 산업현장에서 직무를 수행하기 위해 요구되는 지식·기술·태도 등의 내용을 국가가 체계화한 것입니다.

의사소통능력_02_학습자용.pdf

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②문서작성능력

 1. 문서작성의 개념과 중요성

  (1)문서의 의미

   : 문서란 제안서·보고서·기획서·편지·메모·공지사항 등이 문자로 구성된 것을 의미한다.

  (2)문서작성의 중요성

   : 직장에서의 문서작성은 업무와 관련된 일로 조직의 비전을 실현시키는 생존을 위한 것이라 할 수 있다. 그렇기 때문에 개인의 의사표현이나 의사소통을 위한 과정으로서의 업무일 수도 있지만 이를 넘어 조직의 사활이 걸린 중요한 업무이기도 하다.

 

 2. 문서작성의 구성요소와 고려사항 

  (1)문서작성의 구성요소

   : 직업인이 작성하는 문서는 상대를 설특하거나 조직의 의견을 전달하는 기능을 하는 공적인 문서이다. 따라서 일관적이며 통일성을 갖추고 전체 흐름이 일목요연한지, 객관적인 근가가 정확한지, 핵심사항이 정확한지를 확인해야 하고 다음 5가지를 갖추어 작성하여야 한다.

• 이해하기 쉬운 구조
• 객관적이고 논리적이며 체계적인 내용
• 명료하고 설득력 있는 구체적인 문장
• 품위있고 짜임새 있는 골격
• 세련되고 인상적이며 효과적인 배치

  (2)문서작성 시 고려사항

   : 문서작성은 작성하는 개인의 사고력과 표현력이 총동원된 결정체이다. 그러므로 문서작성 시 고려해야 할 사항은 대상과 목적, 시기가 포함되어야 하며, 기획서나 제안서 등 형식에 따라 기대효과 등이 포함되어야 한다.

 

 3. 종류에 따른 문서 작성법

  : 보통 각 회사나 기관별로 고유의 문서양식이 있어서 상황에 따라 적합한 문서를 선정하여 작성하게 되자만 목적에 따라 다음과 같이 유의할 사항이 있다.

  (1)공문서

   : 공문서는 회사 외부로 전달되는 문서이므로 '누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜'가 정확하게 드러나도록 작성해야 한다.

• 한 장 안에 작성해야 하고, 마지막에 '끝'자로 마무리 한다.
• 날짜는 연도와 월, 일을 함께 기입한다.
• 날짜 다음에 괄호를 사용할 경우에는 마침표를 찍지 않는다.
• 복잡한 내용은 항목별로 구분한다.('-다음-' 또는 '-아래-')
• 대외문서이고, 장기간 보관되는 문서성격에 따라 정확하게 작성한다.

  (2)기획서

   : 기획서는 상대가 채택하게끔 설득력을 갖춰야 하므로, 상대가 요구하는 것이 무엇인지 고려하여 작성해야 하고, 목적을 달성할 수 있는 핵심 사항이 정확하게 기입되었는지 확인한다.

• 한눈에 파악할 수 있는 목차를 구성한다.
• 핵심 내용이 표현될 수 있도록 신경을 써야 한다.
• 효과적인 내용 전달을 위해 표나 그래프를 활용한다.
• 충분한 검토를 한 후 제출하도록 한다.
• 인용한 자료의 출처가 정확한지 확인한다.

  (3)보고서

   : 업무 진행과정에서 쓰는 보고서는 진행과정에 대한 핵심 내용을 구체적으로 작성하여야 한다.

• 내용의 중복은 피하고 핵심 사항만을 산뜻하고 간결하게 작성하여야 한다.
• 참고자료는 정확하게 제시한다.
• 복잡한 내용일 때에는 도표나 그림을 활용한다.
• 충분한 검토를 한 후 제출하도록 한다.
• 내용에 대한 예상 질문을 추출해 보고, 답을 미리 준비한다.

  (4)설명서

   : 상품이나 제품에 대해 설명하는 글이므로 정확하게 기술하여야 한다.

• 명령문보다 평서형으로 작성한다.
• 정확한 내용 전달을 위해 간결하게 작성한다.
• 소비자들이 이해하기 어려운 전문용어는 가급적 사용을 하지 않는다.
• 복잡한 내용은 도표를 통해 시각화하여 이해도를 높인다.
• 동일한 문장 반복을 피하고 다양하게 표현하도록 한다.

 

 4. 문서작성의 원칙과 주의사항

  (1)문서작성의 원칙

• 문장을 짧고, 간결하게 작성하도록 한다.
• 상대방이 이해하기 쉽게 쓴다.
• 한자의 사용을 자제한다.
• 긍정문으로 작성한다.
• 간단한 표제를 붙인다.
• 문서의 주요한 내용을 먼저 쓰도록 한다.

  (2)문서작성 시 주의사항

• 정형화된 기본 틀을 갖춰 작성한다.
• 육하원칙을 따라 작성한다.
• 문서는 그 작성 시기가 중요하다.
• 한 사안을 한 장의 용지에 작성한다.
• 작성 완료 후 반드시 다시 한 번 내용을 검토한다.
• 첨부자료는 필요한 자료 외에는 첨부하지 않는다. - 첨부자료는 많으면 많을수록 x
• 내용 중 금액, 수량, 일자 등을 정확하게 기재한다.
• 문장 표현은 작성자의 성의가 담기도록 경어를 선택하고, 단어 선택에 신경을 써야 한다.

 

 5. 문서의 시각화

  (1)문서의 시각화 방법

• 개념도: 개념, 논리의 시각화
• 그래프: 수치, 정보의 시각화
• 조형: 표현의 강약 조정

  (2)문서를 시각화하는 4가지 포인트

• 보기 쉬워야 한다.
• 이해하기 쉬워야 한다.
• 다채롭게 표현해야 한다.
• 숫자는 그래프로 표시한다.

 

③경청능력

 1. 경청의 개념과 중요성

  (1)경청의 개념

   : 경청이란 다른 사람의 말을 주의 깊게 들으며, 공감하는 능력이다.

 

 2. 경청의 방해요인

  (1)짐작하기: 상대방의 말을 믿고 받아들이기보다 자신의 생각에 들어맞는 단서들을 찾아 자신의 생각을 확인하는 것을 말한다.

  (2)대답할 말 준비하기: 상대방의 말을 듣고 곧 이어 자신이 다음에 할 말을 생각하기 바빠서 상대방이 말하는 것을 잘 듣지 않는 것을 말한다.

  (3)걸러내기: 상대의 말을듣기는 하지만 상대방이 전하는 메시지를 온전하게 듣지 않는 것을 말한다.

  (4)판단하기: 상대방에 대한 부정적인 판단을 하거나 상대방을 비판하기 위해 상대방의 말을 듣지 않는 것을 말한다.

  (5)다른 생각하기: 상황을 회피하고 있다는 위험한 신호로 상대방에게 관심을 기울이는 것이 점차 더 힘들어지고 상대방이 말을 할 때 자구 다른 생각을 하게 되는 것을 말한다.

  (6)조언하기: 다른 사람의 문제를 본인이 직접 해결하고자 하는 것을 말한다.

  (7)언쟁하기: 단지 반대하고 논쟁하기 위해서만 상대방의 말에 귀를 기울이는 것을 말한다.

  (8)자존심 세우기: 자존심이 강한 사람의 경우 자신의 부족한 점에 대해서 상대방의 말을 듣지 않는 것을 말한다.

  (9)슬쩍 넘어가기: 대화가 너무 사적이거나 위협적인 경우 주제를 바꾸거나 농담으로 상황을 넘기려 하는 것을 말한다.

  (10)비위 맞추기: 상대방을 위로하기 위해서 혹은 비위를 맞추기 위해서 너무 빨리 동의하는 것을 말한다.

 

 3. 효과적인 경청방법과 자세

  : 경청을 잘한다는 것은 단순히 듣는(Hearing) 것만이 아닌 말하는 사람의 생각을 듣는 사람이 잘 이해하고 있다는 의미이다.

  (1)효과적인 경청방법

경청방법	내용
준비하기	올바른 경청을 하려면 강의의 주제나 강의에 등장하는 용어에 친숙하도록 미리 숙지한다.
주의 집중하기	말하는 사람의 모든 것에 집중해서 적극적으로 들어야 한다.
예측하기	대화를 하는 동안 시간 간격이 있으면, 다음에 무엇을 말할 것인가를 예측하려고 노력한다.
나와 관련짓기	상대방이 전달하려는 메시지가 무엇인가를 생각해보고 자신의 삶, 목적, 경험과 관련시켜 본다.
질문하기	질문을 하면 적극적으로 경청하게 되고 대화에 집중력이 높아진다.
요약하기	대화 도중에 주기적으로 대화의 내용을 요약하면 상대방이 전달하려는 메시지를 이해하고, 사상과 정보를 예측하는 데 도움이 된다.
반응하기	상대방이 말한 것에 대해 이야기하고, 질문을 던져 이해를 명료화한 이후에 한다.

  (2)효과적인 경청의 올바른 자세

• 상대를 정면으로 마주하는 자세 → 의논할 준비가 되었음을 알리는 표시
• 손이나 다리를 꼬지 않는 자세(소위 개방적 자세) → 상대에게 마음을 열어 놓고 있다는 표시
• 상대방을 향하여 상체를 기울여 다가앉은 자세 → 자신이 열심히 듣고 있다는 사실을 강조
• 우호적인 눈의 접촉 → 자신이 관심을 가지고 있음을 알리는 표시
• 비교적 편안한 자세를 취하는 것 → 전문가다운 자신만만함과 아울러 편안한 마음을 상대방에게 전하는 것

 

 4. 경청훈련

  : 경청능력 놀이를 통한 경청훈련, 잘 듣기 연습(공감적 이해)을 통한 경청훈련, 대화법을 통한 경청훈련, 적절한 맞장구를 통한 경청훈련 등을 통해 연습하여 개발할 수 있다.

  (1)대화법을 통한 경청훈련

   : 대화법을 통한 경청훈련은 모든 인간관계에서 적용할 수 있으며, 구체적인 방법은 다음과 같다.

• 대화 시 주의 기울이기
• 상대방의 경험을 인정하고 더 많은 정보를 요청하기
• 정확성을 위해 요약하기
• 화자가 주도적으로 느낌과 생각을 말할 수 있도록 개방적인 질문하기
• '왜?'라는 질문을 피하기

  (2)적절한 맞장구를 통한 경청훈련

   : 적절하게 맞장구를 치는 훈련을 통해, 말하는 사람의 의욕이 복돋아져 이야기에 더욱 열의가 생기게 한다.