[직업기초능력평가_자원관리능력]공기업 NCS 모듈형 워크북 요약정리 #1

 모듈형 NCS 전체 10개 능력 중 다섯번째인 자원관리능력입니다. 자원관라능력은 4개의 하위영역으로 나누어지며 2개의 포스팅으로 나누어 올릴예정입니다. 이번 포스팅에서는 개념정리와 시간관리능력에 대해 배우겠습니다. (이 포스팅은 대중교통을 이용하거나 짬나는 시간에 휴대폰으로 보는 것을 추천드립니다.)

 NCS 공부를 하기전에, 지원하려는 회사의 문제유형을 파악하는 것이 먼저입니다. 문제유형은 주관사에 따라서 모듈형, PSAT형, 피듈형 3가지로 구분되는데, 공부하기 전에 방향성을 잡는 것이 우선입니다.

 모듈형 시험에서는 상식선에서 해결할 수 있는 문제가 출제되기도 하지만, 기본적으로 NCS 직업기초능력 모듈 학습 워크북 이론을 숙지하고 있어야 답을 찾을 수 있습니다. 따라서 NCS 직업기초능력별 모듈 학습 워크북 이론을 암기하고, 관련문제를 반복적으로 풀어야 합니다.

 ▲국가직무능력표준(NCS)은 산업현장에서 직무를 수행하기 위해 요구되는 지식·기술·태도 등의 내용을 국가가 체계화한 것입니다.

자원관리능력_02_학습자용.pdf

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개념정리

 1. 자원의 종류와 낭비요인

  (1)자원의 의미와 종류

   : 기업 활동을 위해 사용되는 기업 내의 모든시간, 예산 ,물적, 인적 자원을 의미한다. 과거에는 제품 생산에 이용되는 원료로서의 물적 자원이 가장 중요한 자원으로 인식되었으나, 최근 무한 경쟁의 시대에서는 시간이나 예산이 중요한 자원으로 인식되고 있다. 또한 역량 있는 인적 자원을 보유했는지 여부가 기업의 경쟁력을 가늠하는 지표가 되고 있다.

  (2)자원관리의 중요성

   : 자원의 유한성으로 인해 한정된 자원을 효과적으로 확보, 유지 활용하는 것이 매우 중요하다. 따라서 자원관리능력의 하위능력인 시간관리능력, 예산관리능력, 물적자원관리능력, 인적자원관리능력은 모든 사람에게 매우 중요한 능력이라고 할 수 있다.

◆전사적 자원관리

 : 기업자원관리, ERP, 기업활동을 위해 사용되는 기업 내의 모든 인적·물적 자원을 효율적으로 관리하여 궁극적으로 기업의 경쟁력을 강화시켜 주는 역할을 하는 통합정보 시스템을 말한다. 전사적 자원관리(ERP)는 인사·재무·생산 등 기업의 전 부문에 거려 독립적으로 운영되던 인사정보시스템·재무정보시스템·생산관리시스템 등을 하나로 통합, 기업 내의 인적·물적자원의 활용도를 극대화하고자 하는 경영 혁신 기법이다.

  (3)자원 낭비요인

   : 자원을 낭비하는 요인은 자원의 유형이나 개인에 따라 매우 다양하다. 하지만 그 요인들은 공통적으로 비계획적 행동,편리성 푸구, 자원에 대한 인식 부재, 노하우 부족이라는 특징을 가진다.

구분	특징
비계획적 행동	계획 없이 충동적으로 행동하기 때문에 자신이 활용할 수 있는 자원들을 낭비하게 되는 경우
편리성 추구	자원을 활용하는데 자신의 편리함을 최우선으로 추구하기 때문에 나타나는 경우
자원에 대한 인식 부재	자신이 가지고 있는 중요한 자원을 인식하지 못하는 경우
노하우 부족	자원관리에 대한 경험이나 노하우가 부족하여 자원관리의 중요성을 인식하면서도 효과적인 방법을 활용할 줄 모르는 경우

 

 2. 효과적인 자원관리의 과정

  : 자원관리를 효과적으로 하기 위해서는 적절한 단계를 거쳐야만 한다.

  (1)필요한 자원의 종류와 양 확인

   : 자원의 종류는 크게 시간, 예산, 물적자원, 인적자원으로 나뉘지만 실제 업무 수행에서는 이보다 더 구체적으로 나눌 필요가 있다. 구체적으로 어던 활동을 할 것이며, 이 활동에 어느 정도의 시간, 돈, 물적·인적자원이 필요한지를 파악한다.

  (2)이용 가능한 자원 수집하기

   : 자원을 수집할 때 가능하면 필요한 양보다 좀 더 여유 있게 확보할 필요가 있다. 실제 준비나 확동을 하는 데 있어서 계획과 차이를 보이는 경우가 빈번하기 때문에 여유 있게 확보하는 것이 안전하다.

  (3)자원 활용 계획 세우기

   : 이 단계에서는 업무나 확동의 우선순위를 고려하는 것이 중요하다. 만약 확보한 자원이 실제 활동 추진에 비해 부족할 경우 우선순위가 높은 것에 중심을 두고 계획하는 것이 바람직하다.

  (4)계획대로 수행하기

   : 계획에 얽매일 필요는 없지만 최대한 계획대로 수행하는 것이 바람직하다. 불가피하게 수정해야 하는 경우에는 전체 계획에 미칠 수 있는 영향을 고려해야 한다.

 

①시간관리능력

 1. 시간의 특성과 시간관리의 중요성

  (1)시간의 특성

• 시간은 매일 주어지는 기적이다.
• 시간은 똑같은 속도로 흐르고, 멈추게 할 수 없다.
• 시간은 빌리거나 저축할 수 없다.
• 시간은 어떻게 사용하느냐에 따라 가치가 달라진다.
• 시간은 시절에 따라 밀도와 가치가 다르다.

  (2)시간관리의 중요성

   : 현대사회에서 기업은 일을 수행하는 데 소요되는 시간을 줄이기 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 기업의 입장에서 작업 소요 시간이 단축되면, 다음과 같은 긍정적인 효과를 볼 수 있다.

 ▲가격인상은 기업의 입장에서 일을 수행할 때 소요되는 시간을 단축함으로써 비용이 절감되고, 상대적으로 이익이 늘어나 가격 인상 효과가 있다는 의미이다.

  (3)시간관리의 유형

시간 창조형 (24시간형 인간)	시간 절약형 (16시간형 인간)	시간 소비형 (8시간형 인간)	시간 파괴형 (0시간형 인간)
긍정적이며 에너지가 넘치고 빈틈없는 시간계획을 통해 비전과 목표 및 행동을 실천하는 유형	8시간의 회사 업무 이외에도 8시간을 효율적으로 활용하고 8시간을 자는 사람. 정신 없이 바쁘게 살아가는 유형	8시간 일하고 16시간을 제대로 활용하지 못하며 빈둥대면서 살아가는 사람. 시간이 많은 데도 불구하고 마음은 쫓겨 바쁜 척하고 허둥대는 유형	주어진 시간을 제대로 활용하기는 커녕 시간관념이 없이 자신의 시간은 물론 남의 시간마저 낭비하는 유형

 

 2. 시간관리의 효과

  : 시간관리를 해야 하는 진정한 이유는 시간의 통제가 아니라 시간을 효과적으로 관리함으로써 삶의 여러 가지 문제를 개선하는 데 있다. 그중 스트레스 감소, 균형적인 삶, 생산성 향상 목표 성취가 대표적인 예이다.

  (1)스트레스 감소

   : 사람들은 시간이 부족하면 스트레스를 받는다. 시간을 적절히 관리하여 황용하게 되면, 업무의 중복이나 과다를 피할 수 있어 스트레스가 줄어들 수 있다.

  (2)균형적인 삶

   : 시간관리르 하여 일을 수행하는 시간을 줄일 수 있다면, 일 외에 다양한 여가를 즐길 수 있다. 또한 삶에 있어서 개인이 해야 할 다양한 역할(Role)들을 균형있게 수행할 수 있다.

▲일 중독자의 특성

• 생산성이 낮은 일을 가장 오래하는 경향이 있다.
• 최우선 업무보다는 가시적인 업무에 전력을 다하는 경향이 있다.
• 모든 일을 자신이 하려는 경향이 있다.
• 위기 상황에 과잉 대처하면서 작은 일을 크게 만드는 경향이 있다.
• 일을 못하게 하면 스트레스가 된다.
• 처음 생각한 것보다 더 많이 일하게 된다.
• 일을 하느라 취미, 여가, 운동은 뒷전이 된다.

  (3)생산성 향상

   : 개인이나 조직의 입장에서 시간은 매우 한정된 자원 중에 하나이다. 따라서 시간을 적절히 관리하여 효율적으로 일을 하면 생산성이 크게 향상된다.

  (4)목표 성취

   : 목표를 성취하기 위해서는 시간이 필요하고, 시간관리와 관련된 중요한 것을 얻기 위해서는 목표가 필요하다. 목표를 설정하는 것은 성공적인 시간관리를 위해 매우 중요한 요인이다.

 

 3. 시간관리에 대한 오해

  : 시간을 낭비하게 되는 이유로 시간관리에 대한 오해를 꼽을 수 있다. 가장 흔히 오해하는 것은 결과의 질과 마감기한 간의 우선순위에서 결과의 질이 마감 기한에 우선한다는 생각이다. 하지만 어떤 일이든 기한을 넘기는 것은 인정받기 어려우므로 결과의 질보다 마감 기한을 지키는 것이 중요하다는 사실을 잊어서는 안된다. 이 밖에도 시간관리에 대한 오해를 살펴보면 다음과 같다.

 

 4. 직장에서의 시간낭비 요인

  (1)외적 요인

   : 외부인이나 외부에서 일어난 사건에 의한 것으로 동료, 가족, 세일즈맨, 고객들, 문서, 교통 혼잡 등의 본인 스스로 조절할 수 없는 것이다.

  (2)내적 요인

   : 자신의 내부에 있는 습관으로 일정을 연기하는 것, 사회활동, 계획의 부족, 거절하지 못하는 우유부단함, 혼란스러운 생각 등이 시간 낭비의 요인이다.

▲직장에서의 대표적인 시간낭비 예시

 : 긴 회의, 잦은 메모 회람, 업무의 목적성 결여, 의견 조정의 어려움 및 팀워크의 부족, 부적당한 파일링시스템, 끝내지 못하고 남겨둔 일, 의욕 부족 및 초조하고 급한 마음, 커뮤니케이션 부족 또는 결여, 회의나 타협에 대한 준비 불충분, 업무의 우선순위 선정 미흡, 충분하지 않은 권한 위양과 부적절한 관리

 

 5. 효과적인 시간계획

  (1)시간계획의 의미

   : 시간을 최대한 활용하기 위하여 가장 많이 반복되는 일에 가장 많은 시간을 분배하고, 최단시간에 최선의 목표를 달성할 수 있도록 해야 한다. 자기의 시간을 잘 계획할수록 일이나 개인적 측면에서 자기의 목적을 달성할 수 있는 시간을 창출할 수 있다.

  (2)시간계획의 기본원리 - 60:40의 Rule

   : 예상치 목한 시간 낭비가 발생할 경우에 대비하여, 자신이 가지고 있는 총 시간 중 60%를 계획하는 것을 말한다. 구체적으로 자신의 시간을 계획된 행동(60%), 계획 외의 행동(20%, 예정 외의 행동에 대비한 시간), 자발적 행동(20%, 창조성을 발휘하는 시간)의 세 가지 범주로 구분할 수 있다.

▲시간계획 시 주의사항

주의사항	내용
행동·시간·저해요인 분석	어디에서 어떻게 시간을 소비하고 있는 가를 확인한다.
일·행동의 리스트	해당 기간에 예정된 행동을 모두 리스트화한다.
규칙성-일관성	시간계획을 정기적·체계적으로 체크하여 일관성 있게 일을 마칠 수 있게 해야 한다.
현실적인 계획	무리한 계획을 세우지 않도록 해야 하며, 실현 가능한 것만을 계획화해야 한다.
유연성(Flexibility)	시간계획이란 그 자체의 중요성보다 목표 달성을 위한 것이므로 사고를 유연하게 한다.
시간의 손실	시간 손실이 발생하면, 가능한 즉시 메워야 한다. 밤을 새우더라도 미루지 않는 자세가 중요하다.
종이에 기록할 것	체크리스트나 스케줄표를 사용하여 계획을 반드시 기록하고 전체를 파악할 수 있게 해야 한다.
미완료의 일	꼭 해야하는 일을 끝내지 못했을 경우, 다음 계획에 반영한다.
성과	예정 행동만을 계획하는 것이 아니라 기대되는 성과나 행동의 목표도 기록한다.
시간프레임(Time Frame)	시간의 한계를 설정하고 특정의 일을 하는 데 꼭 필요한 시간만을 계획에 삽입한다.
우선순위	여러 일 중에서 어느 일이 가장 우선적으로 처리해야 할 것인가를 결정해야 한다.
권한위양	위양할 수 있는 일과 그렇지 못한 일을 최초부터 결단하여 놓는다.
시간의 낭비요인과 예비 시간	불시의 방문객, 전화 등으로 인해 예정된 시간이 모자를 때를 대비하여 예비시간을 감안한다.
여유 시간	여유 시간(이동시간 또는 기다리는 시간)도 계획에 삽입하여 활용한다.
정리할 시간	중요한 일에는 좀 더 시간을 할애하고, 주용도가 낮은 일에는 단축시키는 등 검토·조정할 시간을 확보한다.
시간·계획의 조정	자기 외 다른 사람(비서,부하,상사)의 시간 계획을 감안하면서 계획을 세운다.